Duznosti paznje uprave fondacije: sta uprava u praksi mora ispuniti

Uprava nije vlasnik imovine niti zastupnik pojedinačnog osnivača ili korisnika. Prema § 17 st. 1 PSG ona upravlja i zastupa fondaciju kao samostalno pravno lice. Mjerilo je ostvarenje svrhe unutar važeće izjave.

Vezanost svrhom znači više od citiranja jedne odredbe. Uprava mora provjeriti dopušta li osnivački i dodatni akt mjeru, kojem dijelu svrhe ona služi te postoje li saglasnosti ili posebna pravila glasanja. Više ciljeva zahtijeva obrazloženo određivanje prioriteta.

Štedljivo postupanje traži razmjeran utrošak sredstava. Vanjsko savjetovanje, administracija i naknada mogu biti potrebni, ali moraju odgovarati zadatku, imovini, riziku i očekivanoj koristi za fondaciju.

Kod isplata korisnicima § 17 st. 2 PSG sadrži izričitu granicu zaštite povjerilaca. Isplata je dopuštena samo ako i u mjeri u kojoj ne umanjuje zahtjeve povjerilaca fondacije. Formalno dopuštena isplata zato nije dovoljna bez provjere likvidnosti i obaveza.

Prije važne odluke uprava određuje relevantne činjenice. Tu spadaju dokumenti fondacije, podaci o imovini, ugovori, postojeće obaveze i realne alternative. Dubina provjere zavisi od značaja, složenosti i rizika.

Ako nedostaje stručno znanje, uprava može angažovati pravnika, poreskog savjetnika, procjenitelja ili upravitelja imovine. Savjet ne zamjenjuje vlastitu odluku. Izbor stručnjaka, opseg zadatka, provjera razumljivosti i postupanje s očitim nedostacima ostaju dužnost uprave.

Dobar zapisnik ne sadrži samo rezultat. Navodi učesnike, sukobe, razmotrene dokumente, ključne pretpostavke, alternative i glavni razlog odluke. Kasnije se može odvojiti tadašnji nivo informacija od događaja koji su nastupili poslije.

Pažnja ne prestaje potpisom. Dugoročna ulaganja, građevinski projekti, udjeli i planovi plaćanja trebaju izvještaje, pragove za novu odluku i odgovornost za praćenje. Nove činjenice mogu zahtijevati ponovnu procjenu.

Uprava ima najmanje tri člana. Ako izjava ne određuje drugačije, izjave volje daju se zajednički. § 17 st. 3 PSG dopušta ovlaštenje za određene poslove ili vrste poslova, ali ne ukida odgovornost organa.

Resori mogu korisno podijeliti rad. Potrebni su pisani poslovnik, pouzdani izvještaji i popis poslova rezervisanih za cijelu upravu. Finansijski resor ne smije značiti da drugi članovi ne poznaju godišnji izvještaj, likvidnost ili važne rizike.

Svaki član mora pitati kada postoje upozorenja. Trajno nepotpuni dokumenti, protivrječni brojevi ili postupanje izvan izjave nisu samo pitanje jednog resora. Cijela uprava treba informacijsku strukturu koja otkriva važne probleme.

Novi članovi na početku trebaju popisati akte, registar, imenovanja, bankovne ovlasti, imovinu, otvorene ugovore, sporove, osiguranje i posljednji revizorski izvještaj. Popis stanja pri stupanju uprave daje radnu strukturu.

Sukob ne nastaje tek kod lične koristi. Veza s osnivačem ili korisnikom, vlastiti udjeli, porodični odnosi, ponovljeni poslovni odnosi ili druga organska funkcija mogu uticati na nepristranu procjenu. Sukob se otkriva prije odluke i obrađuje u postupku glasanja.

Ako fondacija nema nadzorni odbor, § 17 st. 5 PSG propisuje poseban put za poslove između fondacije i člana uprave. Potrebna je saglasnost svih ostalih članova uprave i suda. Tržišni uslovi sami ne zamjenjuju ta odobrenja.

Poslovi s povezanim osobama mogu također tražiti dublju provjeru. Treba dokumentovati uslugu, cijenu, izbor i poređenje. Uprava mora moći objasniti zašto posao služi fondaciji, a ne ličnom odnosu.

Ako član ne može nepristrano učestvovati, provjerava se preostala sposobnost djelovanja. Zastupanje, kvorum i mogući sudski korak izvode se iz zakona i izjave, a ne improvizuju na sjednici.

§ 18 PSG obavezuje upravu da vodi knjige i odgovarajuće primjenjuje navedena računovodstvena pravila. Izvještaj uprave mora obraditi i ispunjavanje svrhe. Računovodstvo zato prikazuje ne samo imovinu nego i vezu brojeva sa svrhom.

Uprava mora organizovati izradu izvještaja, pitanja procjene, potpunost obaveza i tok informacija prema revizoru. Otvorene revizorske tačke ulaze u rad uprave s odgovornošću i praćenjem.

Pozitivan revizorski zaključak ne odgovara na svako pitanje pažnje. Ne zamjenjuje provjeru svrhe isplate, obradu sukoba ili poslovno obrazloženje ulaganja. Revizija i odluka uprave imaju različite funkcije.

Ponavljane primjedbe, zakašnjeli dokumenti ili neobjašnjene razlike jasna su upozorenja. Uprava treba odlučiti i pratiti uzrok, ispravku i buduću kontrolu.

Prema § 29 PSG svaki član organa odgovara fondaciji za štetu nastalu njegovom skrivljenom povredom dužnosti. Nepovoljan poslovni rezultat sam ne dokazuje odgovornost. Posebno se ispituju konkretna dužnost, krivica, šteta fondacije i uzročna veza.

Nosilac zahtjeva je privatna fondacija. To se razlikuje od ličnog nedostatka korisnika ili osnivača. Promjena organa i unutrašnji spor mogu otežati ostvarivanje, ali ne mijenjaju zakonski osnov zahtjeva.

Korisna dokumentacija nastaje istovremeno s odlukom. Kasniji papir ne može nadomjestiti nedostajuće informacije, neobrađen sukob ili odluku bez nadležnosti. Dobro vođenje spisa zato poboljšava odluku i kasniju odgovornost.

Kod prvih upozorenja uprava i kontrolni organi trebaju odvojeno urediti činjenice, nadležnost, očuvanje dokaza i sukobe. Članak razrješenje uprave fondacije objašnjava kada problem dužnosti utiče i na buduće funkcionisanje organa.