WiEReG i privatna fondacija: utvrđivanje, prijava i godišnja provjera

§ 2 tač. 3 lit. a WiEReG ne prenosi vlasničke procente iz društava na privatnu fondaciju. Fizičke osobe se obuhvataju zbog zakonske funkcije ili uticaja. To su osnivači, korisnici, svaki član uprave fondacije i svaka druga fizička osoba koja na drugi način ima krajnju kontrolu.

Ako pojedini korisnici još nisu utvrđeni, prijavljuje se apstraktni krug korisnika. Kada se osoba iz tog kruga naknadno utvrdi, prijavljuje se kao konkretni korisnik. Za osobe koje samo povremeno primaju davanja iz apstraktnog kruga zakon dodatno uzima u obzir isplate veće od 2.000 eura u kalendarskoj godini. Taj prag ne ukida obavezu prijave već individualno utvrđenog korisnika.

Kod osnivača prijava obuhvata identitet, funkciju i u pravilu udio u unesenoj imovini. Naknadne uplate i historijski akti mogu otežati taj podatak. Aktuelni izvod iz registra privrednih subjekata ne pokazuje nužno cijelu historiju fondacije.

„Druga krajnja kontrola“ nije opšta oznaka za svakog savjetnika. Potrebna je stvarna krajnja moć. Zadržana prava osnivača, obavezujuće ovlasti organa, izuzetno snažne saglasnosti ili faktička kontrola mogu zahtijevati detaljnu analizu. Postojanje savjetodavnog odbora samo po sebi ne čini sve njegove članove stvarnim vlasnicima.

Prema § 5 WiEReG, novo upisani pravni subjekt prijavljuje stvarne vlasnike u roku od četiri sedmice od upisa. Kada se prijavljeni podaci promijene, rok od četiri sedmice teče od saznanja za promjenu. Uprava zato treba interni put kojim relevantne odluke i događaji odmah dolaze do osobe zadužene za registar.

§ 3 WiEReG zahtijeva odgovarajuće mjere provjere najmanje jednom godišnje. Fondacija provjerava da li su osobe, funkcije i podaci i dalje tačni. U roku od četiri sedmice nakon dospijeća godišnje provjere prijavljuju se utvrđene promjene ili se postojeći zapis potvrđuje kao aktuelan.

Datum provjere treba trajno unijeti u kalendar usklađenosti. Potvrda po sjećanju nije provjera. Spis treba uskladiti najmanje s registrom, osnivačkim aktima, odlukama o korisnicima, odlukama organa, smrtnim slučajevima, promjenama identiteta, stranim podacima i mogućim pravima kontrole.

Dokumenti i informacije za utvrđivanje stvarnih vlasnika čuvaju se prema § 3 WiEReG najmanje pet godina nakon prestanka svojstva stvarnog vlasnika. Obaveza se odnosi na osnovne dokaze, a ne samo na PDF izvod iz registra.

Pouzdan spis počinje važećim osnivačkim aktom i, kada je potrebno, dodatnim aktom. Sadrži i sve odluke o utvrđivanju korisnika, aktuelna imenovanja, dokumente o naknadnim uplatama, identifikacione dokaze te posljednju prijavu i potvrdu.

Kod apstraktnog kruga opis mora omogućiti prepoznavanje kasnijeg individualnog utvrđivanja. Ako osoba iz tog kruga primi relevantno davanje, odluka i plaćanje ulaze u WiEReG postupak. Porezna obrada je posebno objašnjena u članku isplate i KESt.

Odgovornost ostaje na fondaciji. Profesionalni zastupnik može podržati ili poslati prijavu i ponuditi paket usklađenosti. To ne zamjenjuje stvarno znanje uprave ni interni tok informacija. Savjetnik može provjeriti samo ono što dobije potpuno i na vrijeme.

Kod sumnje u osobu ili pravo kontrole spis treba zabilježiti pitanje, pregledane dokumente i obrazloženje. Dokumentovana i održiva procjena vrednija je od zapisa koji kasnije niko ne može objasniti.

§ 15 WiEReG predviđa značajne novčane kazne. Namjerna povreda ključnih obaveza prijave može se kazniti do 200.000 eura, a gruba nepažnja do 100.000 eura. Za druge povrede postoje posebni okviri. Konkretan prigovor i stepen krivnje provjeravaju se u pojedinačnom slučaju.

Prinudne kazne mogu dodatno pojačati pritisak kada prijava ili potvrda izostane. Čekanje opomene nije upravljanje rokom. Uprava i administracija trebaju odrediti ko vodi spis, ko prijavljuje događaje i ko odobrava unos u USP-u.

Česte greške su nekritičko preuzimanje prošlogodišnjeg zapisa, izostavljanje novog korisnika, previd strane adrese, neprijavljena promjena uprave i prijava apstraktnog kruga iako su osobe već pojedinačno utvrđene.

Kada se greška otkrije, nije dovoljno ispraviti registar. Treba provjeriti uzrok, period i moguće posljedice. Tek ispravka zajedno s popravkom postupka sprečava ponavljanje.