Godišnji izvještaj austrijske privatne fondacije: sastavljanje, revizija i predaja

Računovodstveni postupak počinje poslovnim knjigama privatne fondacije. One moraju omogućiti praćenje poslovnih događaja, imovine, obaveza, prihoda i rashoda. Odredbe privrednog prava na koje § 18 PSG upućuje određuju koja pravila priznavanja, procjene, prikaza i dodatnih podataka važe u konkretnom slučaju.

Završni postupak obuhvata godišnji finansijski izvještaj i izvještaj uprave. U skladu s primjenjivim pravilima privrednog prava mogu biti potrebni i dodatni dijelovi i podaci. Jednostavan pregled imovine za upravu fondacije nije zamjena za zakonom propisano računovodstvo.

U spisu trebaju biti i važeća izjava o osnivanju, odluke, procjene, ugovori, dokumentacija o zajmovima i dokazi o davanjima. Sve te isprave nisu dio samog godišnjeg izvještaja. Ipak, mogu biti potrebne da bi revizor mogao provjeriti izvještaj i opis u izvještaju uprave.

§ 18 PSG izričito zahtijeva da izvještaj uprave obuhvati ostvarenje svrhe fondacije. Nije dovoljno samo navesti da fondacija ostvaruje svoju svrhu. Izvještaj treba opisati važne aktivnosti povezane sa svrhom u poslovnoj godini i pokazati njihovu vezu s izjavom o osnivanju.

Zavisno od fondacije, važni mogu biti upravljanje udjelima ili nekretninama, konkretna davanja, raspodjele, zajmovi ili druge aktivnosti povezane sa svrhom. Opis mora odgovarati brojkama i odlukama. Protivrječnosti između izvještaja uprave, godišnjeg izvještaja i zapisnika organa otežavaju reviziju.

Dio izvještaja koji se odnosi na svrhu nije poreska procjena i ne zamjenjuje posebnu provjeru dopuštenosti pojedinačnog davanja. U godišnjem postupku treba potpuno i dosljedno dokumentovati aktivnosti fondacije u izvještajnoj godini.

Uprava fondacije prvo treba zaključiti izvještajni period, evidentirati sva knjiženja i razjasniti otvorene poslovne događaje. To posebno obuhvata još neobračunate usluge, potraživanja, obaveze, procjene i razgraničenja. Konkretni način postupanja zavisi od primjenjivih računovodstvenih pravila i dostupnih dokaza.

Zatim treba uskladiti godišnji izvještaj i izvještaj uprave. Svaka važna brojka u izvještaju uprave treba biti provjerljiva u knjigama ili u pouzdanoj pratećoj ispravi. Aktivnosti povezane sa svrhom treba dodatno pregledno popisati kako bi se vidjeli njihova obrada i osnova odluke.

Prije predaje treba evidentirati nedostajuće dokaze i otvorena pitanja. Nepotpuna dokumentacija se kasnije može dopuniti, ali utiče na značaj datuma predaje i dovodi do dodatnih zahtjeva. Uprava zato treba voditi potpunu listu predaje i hronologiju dopuna.

Prema § 21 st. 1 PSG, revizor fondacije mora u roku od tri mjeseca od predaje pregledati godišnji izvještaj zajedno s poslovnim knjigama i izvještajem uprave. Rok zato počinje predajom dokumentacije, a ne automatski istekom poslovne godine.

Za upravu su odlučujući stvarni sadržaj i datum predaje. Ako se prvo predaju samo pojedine brojke ili privremeni nacrt, fondacija taj događaj ne bi trebala bez dodatne evidencije tretirati kao potpunu predaju. Lista predaje s datumom, verzijom i kasnijim dopunama stvara jasnoću.

Tromjesečni rok je zakonski rok za reviziju. On ne zamjenjuje interno planiranje knjigovodstva, sastavljanja i odobravanja. Što se kasnije preda potpuna dokumentacija, kasnije može početi i revizija. Pitanja i zahtjeve za dopunu treba odgovoriti i datirati u spisu.

§ 21 st. 3 PSG zahtijeva da se revizorski izvještaj podnese ostalim organima privatne fondacije. Izvještaj i revizorsko mišljenje zato nisu samo dokumenti za internu arhivu. Nadležni organi moraju nalaze ocijeniti u okviru svojih uloga.

Revizorski izvještaj treba razlikovati od godišnje računovodstvene dokumentacije. On prikazuje rezultat revizije, ali ne zamjenjuje knjige, godišnji izvještaj ili izvještaj uprave. Podnošenje ostalim organima treba jednako odvojiti od eventualnih drugih obaveza prijave ili predaje.

Ako se revizor fondacije i drugi organ ne slažu o tumačenju ili primjeni zakonskih odredbi ili izjave o osnivanju, § 21 st. 4 PSG omogućava da organ fondacije zatraži odluku suda. Samo nezadovoljstvo kritičnim rezultatom revizije nije isto pitanje.

Članak o imenovanju i nezavisnosti revizora fondacije objašnjava njegovu ulogu. Posebno pitanje je moguća odgovornost revizora, koja se obrađuje u članku o odgovornosti zbog pogrešnog revizorskog izvještaja.

Korisnici imaju poseban put do informacija prema § 30 PSG. Pod zakonskim uslovima on obuhvata informacije o ostvarivanju svrhe fondacije i uvid, između ostalog, u godišnji izvještaj, izvještaj uprave i revizorski izvještaj. To pravo se razlikuje od podnošenja revizorskog izvještaja ostalim organima.

Za fondaciju to znači da godišnji izvještaj, izvještaj uprave i revizorski izvještaj moraju biti uredno sačuvani i dostupni. Zahtjev treba obraditi provjerom aktuelnog statusa korisnika, traženog perioda i konkretnih dokumenata. Članak o pravu korisnika na informacije objašnjava uslove i dalji postupak ako se uvid odbije.

Pravo na informacije ne čini korisnika dodatnim revizorskim organom. Zakonska revizija ostaje zadatak revizora fondacije. Uprava ipak treba voditi računovodstveni spis potpuno, dosljedno i tako da se dokumenti mogu pronaći.