Zastupanje uprave fondacije: ko smije potpisati za privatnu fondaciju?

Upravni odbor upravlja privatnom fondacijom i zastupa je. § 17 PSG predstavlja zakonsku polaznu tačku, dok osnivački akt može detaljnije urediti unutrašnju organizaciju i dopuštena ovlaštenja. Zato prije ugovora nije dovoljno utvrditi ime člana uprave; mora se utvrditi pravilo zastupanja koje važi za konkretnu fondaciju.

Provjera obuhvata aktuelni izvod iz registra, imenovanje i ovlaštenje članova uprave za potpis te relevantne odredbe osnivačkog i dodatnog akta. Zastarjeli izvod, ranija odluka ili neformalni e-mail ne mogu zamijeniti ovu provjeru.

Kada važi zajedničko zastupanje, potrebne osobe moraju zajedno dati izjavu. Posebno ovlaštenje može izmijeniti način obrade određenog posla, ali se ne smije pretpostaviti. U spisu treba navesti njegovu osnovu, obim i vezu s konkretnom transakcijom.

Interna odluka najprije pokazuje da uprava odobrava posao za privatnu fondaciju. Ona sama po sebi ne odgovara na pitanje ko smije fondaciju zastupati prema trećima. Pravilo zastupanja mora se posebno uporediti s odlukom i konačnim tekstom ugovora.

Moguća je i obrnuta situacija: osoba može izgledati ovlašteno prema registru, dok još nedostaje interna odluka uprave, saglasnost koju traži osnivački akt ili sudsko odobrenje. Vanjski potpis i unutrašnja nadležnost zato se ne smiju svesti na jednu administrativnu radnju.

U spisu treba povezati osnovu u aktima, stanje registra, odluku, eventualnu punomoć i konačni ugovor. Tako se kasnije može utvrditi na kojoj osnovi je dat svaki pojedinačni potpis.

Punomoć može olakšati praktičnu obradu. Ona se ipak ne smije jednostavno koristiti kao dokaz da zakonsko ili aktom određeno zastupanje, saglasnost ili odobrenje organa nisu potrebni. Izdavalac, forma i obim punomoći moraju odgovarati konkretnom poslu.

Važno je razlikovati da li član uprave samo priprema dokumente, potpisuje ugovor za fondaciju ili prosljeđuje izjavu koju je već dao ovlašteni organ. Te radnje nemaju isto pravno značenje. U spisu treba jasno opisati funkciju osobe i granice ovlaštenja.

Nekretnine, udjeli, finansiranje i drugi poslovi za koje važe posebni formalni zahtjevi mogu tražiti dodatne uslove. Ovlaštenje za potpis mora se provjeravati zajedno s formom i putem odobrenja koji važe za taj posao.

Ako privatna fondacija nema nadzorni odbor i sklapa pravni posao s članom svoje uprave, § 17 st. 5 PSG traži saglasnost svih ostalih članova uprave i odobrenje suda. Pravilan potpis ostalih članova ne zamjenjuje ovaj poseban put odobrenja.

Ostali članovi uprave moraju samostalno procijeniti ugovor. Spis treba objasniti činidbu, protučinidbu, trajanje, ekonomsku korist, uporedive uslove i posljedice za fondaciju. Član uprave koji je ugovorna strana ne može vlastitim potpisom riješiti sukob interesa.

Da li posredna korist ili povezana osoba aktivira isto pravilo zavisi od činjenica. Takve slučajeve ne treba automatski izjednačiti s neposrednim ugovorom. Članak o pravnim poslovima sa članom uprave detaljnije objašnjava put odobrenja.

Nakon potpisa konačni ugovor, dokaz o potpisu i relevantna odluka trebaju ostati zajedno i bez nejasnoća. Razlike između nacrta i potpisane verzije treba odmah razjasniti i zabilježiti.

Kod trajnih ugovora naknadne izmjene, plaćanja i promjena u upravi fondacije pripadaju naknadnoj kontroli. Novi član uprave ili izmijenjeno pravilo zastupanja mogu uticati na praktično postupanje, ali ne otvaraju automatski svaki raniji ugovor iznova.

Ako osnova ostane nejasna, treba razlikovati nedostajući potpis od nedostajuće interne odluke i od nedostajućeg odobrenja. Tek ta razlika pokazuje da li treba samo dopuniti spis ili je potrebna šira pravna procjena.