Upravni odbor privatne fondacije na određeno vrijeme: trajanje mandata, produženje i registar

Članovi 14 do 17 PSG-a uređuju organe privatne fondacije, minimalni broj članova, imenovanje prvog upravnog odbora, prijave registru te upravljanje i zastupanje. Ove odredbe ne navode jednu opštu dužinu u godinama za svaki mandat člana upravnog odbora.

Konkretan datum isteka zato treba utvrditi iz osnivačkog akta, njegovih važećih izmjena i akta o imenovanju. Te isprave mogu odrediti početak, kraj, uslove produženja ili postupak novog imenovanja. Automatsko produženje ne smije se pretpostaviti bez provjere mjerodavnog teksta.

Ako je datum isteka nejasan ili se isprave ne podudaraju, fondacija treba prije daljnjeg postupanja napraviti provjeru verzija. Izvod iz registra pokazuje upisano stanje, ali sam po sebi ne rješava nejasno pravilo o imenovanju.

Provjera treba obuhvatiti važeći osnivački akt, sve relevantne izmjene, odluku ili ugovor o imenovanju i eventualnu izjavu o prihvatu funkcije. Treba priložiti i aktuelni izvod iz privrednog registra. Svaka isprava treba biti povezana s jasnom verzijom i datumom.

Fondacija treba prije isteka dokumentovati planirano produženje ili novo imenovanje. To obuhvata osobu ili organ nadležan za imenovanje, potrebne odluke, prihvat predloženog člana i dokaze potrebne za prijavu registru.

Interna bilješka da će član „nastaviti“ nije zamjena za provjerljiv akt o produženju ili imenovanju. Ako nedostaje potrebna izjava ili dokaz ovlaštenja, sastav organa ostaje nerazjašnjen.

Produženje se nadovezuje na postojeću funkciju. Da li je moguće, ko ga mora izjaviti i da li je potreban novi prihvat zavisi od mjerodavnog osnivačkog akta i akta o imenovanju. Dokumentacija treba jasno pokazati novi datum isteka ili novo trajanje.

Kod novog imenovanja funkcija se novim aktom o imenovanju dodjeljuje drugoj osobi ili osobi koja ranije nije bila imenovana. Prije prihvata treba provjeriti zakonske uslove za minimalni sastav, prebivalište i isključenja. Član 15 PSG-a sadrži mjerodavna ograničenja.

Obje mogućnosti treba odvojiti od stvarnog prestanka funkcije i stanja u registru. Pripremljeno novo imenovanje još ne dokazuje da je već djelotvorno. Isto tako, zastarjeli upis u registru sam po sebi ne dokazuje da je ranija funkcija nastavila trajati.

Prema članu 15 stav 1 PSG-a, upravni odbor mora imati najmanje tri člana. Dva člana moraju imati uobičajeno prebivalište u državi članici Evropske unije ili u državi ugovornici Evropskog ekonomskog prostora. Ove uslove treba provjeriti prema predviđenom sastavu odbora.

Član 15 stavovi 2, 3 i 3a PSG-a isključuju određene korisnike, srodnike i osobe s određenim vezama interesa iz upravnog odbora. Novo imenovanje se zato ne smije zasnivati samo na dostupnosti ili stručnom iskustvu.

Prije prijave treba jasno utvrditi osobu, funkciju, osnov imenovanja, prihvat i potrebne dokaze. Svaku sumnju u primjenu pravila o isključenju treba riješiti prije podnošenja prijave registru.

Prema članu 17 stav 1 PSG-a, upravni odbor upravlja privatnom fondacijom i zastupa je. U primopredajnom spisku zato treba navesti otvorene odluke, ugovore, odobrenja plaćanja, sudske i upravne postupke, imovinske isprave i pristupe sistemima.

Član 16 PSG-a uređuje potpisivanje, a član 17 stav 3 PSG-a zajedničko zastupanje ako osnivački akt ne određuje drugačije. Fondacija treba odvojeno zabilježiti koja prava potpisivanja i pristupa važe do isteka mandata, a koja nakon novog imenovanja. Nova punomoć ne može sakriti nedostatak imenovanja.

Primopredaja treba sadržati datum isteka, predate isprave, otvorene rokove i odgovornu osobu. Za organizaciju tekućeg rada može pomoći i članak o dužnostima uprave fondacije. Godišnja dokumentacija obrađena je posebno u članku o godišnjem izvještaju privatne fondacije.

Član 15 stav 5 PSG-a zahtijeva da se članovi upravnog odbora i njihovo ovlaštenje za zastupanje, kao i prestanak ili promjena tog ovlaštenja, bez odlaganja prijave privrednom registru. Nakon promjene organa stanje u registru treba brzo uporediti s dokumentacijom o imenovanju.

Prijavi treba priložiti javno ovjeren dokaz o imenovanju ili promjeni. Članovi istovremeno podnose javno ovjerene uzorke potpisa. Tačan oblik prijave i dodatne isprave treba provjeriti kod nadležnog registarskog suda.

Prijava registru je poseban korak provedbe. Ona ne zamjenjuje provjeru datuma isteka niti valjanosti produženja ili novog imenovanja. Članak privatna fondacija u privrednom registru detaljnije objašnjava upise.

Ako nakon isteka funkcije nedostaje član koji je obavezan po zakonu ili osnivačkom aktu, to treba razlikovati od zakašnjele promjene registra. Član 27 stav 1 PSG-a predviđa da sud na zahtjev ili po službenoj dužnosti imenuje članove organa koji nedostaju.

Da li stvarno postoji upražnjeno mjesto zavisi od djelotvornog prestanka funkcije, minimalnog sastava, osnivačkog akta i preostalih članova. Članak o sudskom imenovanju člana koji nedostaje obrađuje ovaj poseban slučaj.

Do razjašnjenja se ovlaštenja za zastupanje i odlučivanje ne smiju izvoditi samo iz dosadašnje prakse. Fondacija treba zajedno čuvati datum isteka, isprave, primopredaju, stanje registra i hitna pitanja.