Odbor korisnika imenuje upravni odbor: granica uticaja i nespojivost

Prema § 14 st. 2 PSG-a, osnivači mogu predvidjeti dodatne organe radi zaštite svrhe fondacije. Ta odredba ne stvara standardni odbor korisnika. Osnivački akt mora pokazati da li odbor samo prima informacije i daje savjete ili učestvuje i u imenovanju člana upravnog odbora.

Pravilo imenovanja treba odrediti ovlaštene osobe, postupak, potrebnu većinu, prihvat funkcije i postupanje kada se mjesto oslobodi. Opšta formulacija o zaštiti svrhe fondacije ne zamjenjuje konkretnu raspodjelu nadležnosti.

Prvo imenovanje upravnog odbora je drugačije. § 15 st. 4 PSG-a povjerava ga osnivaču ili sudskom povjereniku za fondaciju. Da li odbor korisnika može imenovati kasnijeg člana zavisi zato od osnivačkog akta i konkretnog akta o imenovanju.

§ 14 st. 3 i 4 PSG-a izričito uređuje odluke dodatnog organa o razrješenju upravnog odbora ili njegovog člana. Prema stavu 3, u pravilu je potrebna većina od tri četvrtine datih glasova, a kod organa s manje od četiri člana saglasnost svih. Stav 4 kod određenih razrješenja ograničava zbirni glasački uticaj korisnika, njihovih srodnika i ovlaštenih zastupnika interesa.

Ova pravila ne treba pretvoriti u opštu tvrdnju da korisnici kod svakog imenovanja smiju imati najviše polovinu glasova. Imenovanje i razrješenje moraju se odvojeno ispitati. To što za imenovanje nema iste izričite granice ne daje odboru neograničenu moć da ukloni samostalnu odgovornost upravnog odbora.

Što su ovlasti odbora šire, to preciznije treba dokumentovati svrhu, funkciju, izbor i stvarnu strukturu uticaja. Imenovanje koje samo zamjenjuje nezavisni upravljački organ organom kojim upravljaju korisnici nosi ozbiljan rizik nevaljanosti i odgovornosti.

§ 15 st. 1 PSG-a zahtijeva najmanje tri člana upravnog odbora. Dva člana moraju imati uobičajeno prebivalište u državi članici Evropske unije ili ugovornoj državi Evropskog ekonomskog prostora. To treba provjeriti prema budućem sastavu odbora, a ne samo prema izabranom kandidatu.

Prema § 15 st. 2 PSG-a, korisnici, njihovi bračni i vanbračni partneri, određeni srodnici i pravne osobe ne mogu biti članovi upravnog odbora. Stavovi 3 i 3a obuhvataju dodatne slučajeve povezane s pravnim osobama korisnicima i osobama koje zastupaju interese korisnika ili njihovih srodnika.

Odbor korisnika zato ne smije imenovati osobu koja je isključena prema § 15 PSG-a. Stručnost ili porodično povjerenje ne zamjenjuju zakonsku provjeru nespojivosti. Provjeru treba pisano zabilježiti prije donošenja odluke.

Organ ne postaje nadzorni odbor samo zbog svog naziva. Ako odbor dobije široka prava na informacije, uvid i nadzor, zajedno s trajnim kontrolnim ili saglasnosnim ovlastima, mora se ispitati njegova stvarna funkcija.

§ 23 st. 2 PSG-a uređuje nespojivosti za nadzorni odbor i ograničava uticaj korisnika. § 25 PSG-a opisuje osnovni nadzor nad upravljanjem i poslovanjem fondacije. Ove odredbe ne mogu se bez poređenja funkcija automatski primijeniti na svaki odbor korisnika. One ipak pokazuju koja jačina kontrole je pravno osjetljiva.

U spisu o imenovanju zato treba pokazati da li odbor donosi jednu odluku o izboru ili trajno usmjerava upravni odbor. Kod strukture slične nadzornom odboru, nespojivosti i položaj članova korisnika zahtijevaju posebnu pravnu procjenu.

Spis treba sadržati važeći osnivački akt i njegove izmjene, poziv na sjednicu, sastav odbora i pravo glasa, provjeru kandidata, odluku i prihvat funkcije. Zapisnik treba objasniti zašto imenovanje odgovara funkciji upravnog odbora i svrsi fondacije.

Kod odbora kojim dominiraju korisnici treba zabilježiti i ekonomske i lične veze osoba koje glasaju. Uzdržavanje od glasanja, sukobi interesa i obračun većine moraju biti provjerljivi. Samo pozivanje na porodični interes nije dovoljno.

Prema § 15 st. 5 PSG-a, članovi upravnog odbora i njihova ovlast zastupanja, uključujući prestanak ili izmjene, moraju se bez odlaganja prijaviti u registar. Javnim ovjerenim dokazom o imenovanju treba dopuniti prijavu, a članovi istovremeno predaju javno ovjerene uzorke potpisa.