Prüfungsbericht der Privatstiftung: Einsicht, Geheimhaltungsinteresse und Gerichtsantrag

§ 30 Abs. 1 PSG nennt sechs Dokumentgruppen, in die ein Begünstigter Einsicht verlangen kann: Jahresabschluss, Lagebericht, Prüfungsbericht, Bücher, Stiftungsurkunde und Stiftungszusatzurkunde. Daneben kann er Auskunft über die Erfüllung des Stiftungszwecks verlangen. Der Prüfungsbericht ist daher ein eigener Teil des gesetzlichen Anspruchs. Er muss in der Anfrage nicht erst über eine allgemeine Bitte um Transparenz hergeleitet werden.

Der Bericht gehört zum Abschlussprüfungszusammenhang. Nach § 21 PSG prüft der Stiftungsprüfer den Jahresabschluss einschließlich der Buchführung und den Lagebericht innerhalb von drei Monaten ab Vorlage. Die Regeln über Prüfungsbericht und Bestätigungsvermerk werden sinngemäß aus dem Unternehmensrecht herangezogen. Der Bericht ist den übrigen Organen der Privatstiftung vorzulegen.

Aus dieser Einordnung folgt der praktische Zuschnitt des Begehrens. Ein Begünstigter kann einen bestimmten Prüfungsbericht nach Geschäftsjahr bezeichnen und zugleich Fragen zur Erfüllung des Stiftungszwecks stellen. Der Antrag sollte klar erkennen lassen, ob die vollständige Einsicht, eine Kopie oder die Klärung einzelner Feststellungen begehrt wird.

Nach § 5 PSG ist Begünstigter, wer in der Stiftungserklärung als solcher bezeichnet ist. Fehlt eine Bezeichnung, ist Begünstigter, wer von der dazu berufenen Stelle oder sonst vom Stiftungsvorstand als solcher festgestellt wurde. Die Statusfrage ist deshalb anhand der maßgeblichen Urkundenfassung und allfälliger Feststellungsbeschlüsse zu beantworten.

Eine bloße familiäre Nähe oder die Erwartung einer späteren Zuwendung ersetzt diese Prüfung nicht. Umgekehrt hängt das Einsichtsrecht nach § 30 PSG nicht davon ab, ob im fraglichen Geschäftsjahr bereits eine Zahlung erfolgt ist. Der Informationsanspruch und ein möglicher Anspruch auf eine bestimmte Zuwendung gehören auf verschiedene Prüfschritte.

Dem Antrag sollte eine knappe Bezeichnung der eigenen Rechtsstellung beigefügt werden. Wenn der Status aus einer Feststellung folgt, sind die Feststellung, ihre Mitteilung und die zugrunde liegende Regelung gemeinsam zu ordnen. Bei einem offenen Statusstreit sollte dieser Punkt ausdrücklich als vorgelagerte Frage dokumentiert werden.

Eine brauchbare Anfrage nennt die Privatstiftung, die eigene Stellung als Begünstigter, § 30 PSG und den gewünschten Prüfungsbericht. Hinzu gehören das Geschäftsjahr, die gewünschte Form der Einsicht und eine angemessene Möglichkeit zur Rückmeldung. Wer mehrere Jahre benötigt, sollte jedes Jahr und jeden Bericht einzeln aufführen.

Die Anfrage darf den Bericht mit dem Informationsinteresse verbinden. Beispielhaft kann sie erklären, dass Feststellungen zur Zweckverfolgung, zu einer bestimmten Vermögensbewegung oder zum Umgang mit einer Zuwendungsentscheidung nachvollzogen werden sollen. Der sachliche Zusammenhang erleichtert die Bearbeitung, ohne den gesetzlichen Dokumentenanspruch durch zusätzliche Begründungserfordernisse zu ersetzen.

Für die spätere Beurteilung zählt der Zugang der Anfrage. Zustellnachweis, E-Mail mit Versandbestätigung, Antwort, angebotene Einsicht und übermittelte Dateien gehören in eine Chronologie. Bei einer Teilantwort muss eine Restliste zeigen, welche Berichte oder Seiten noch fehlen. So bleibt der Umfang des Begehrens auch nach mehreren Schreiben überprüfbar.

§ 30 PSG nennt den Prüfungsbericht ausdrücklich als Einsichtsgegenstand. Im Einzelfall kann trotzdem die konkrete Form der Bereitstellung zu klären sein, wenn der Bericht personenbezogene Daten Dritter, Geschäftsgeheimnisse oder Angaben zu laufenden Geschäftsbeziehungen enthält. Diese Interessen beantworten nicht automatisch die Frage, ob der Bericht überhaupt zum Anspruch gehört.

Die Stiftung sollte den Bericht daher sachbezogen prüfen. In Betracht kommen eine geordnete Einsicht, die Trennung von Anlagen, eine begründete Schwärzung einzelner Angaben oder eine teilweise Bereitstellung. Eine pauschale Berufung auf Vertraulichkeit lässt offen, welche Passage aus welchem Grund zurückgehalten wird. Der Begünstigte sollte seinerseits genau bezeichnen, welche Feststellung oder welcher Zeitraum für die eigene Rechtsstellung erheblich ist.

Die Abwägung darf den gesetzlichen Anspruch nicht in eine allgemeine Verschwiegenheitsregel umdeuten. § 21 Abs. 2 PSG regelt ausdrücklich, dass den Stiftungsprüfer gegenüber anderen Stiftungsorganen und den in der Stiftungserklärung mit Prüfungsaufgaben betrauten Personen keine Verschwiegenheitspflicht trifft. Der Weg des Begünstigten richtet sich daneben nach § 30 PSG. Für die konkrete Umsetzung bleiben Dokumenteninhalt, Status und Verfahrensstand maßgeblich.

Eine Antwort erledigt den Antrag erst, wenn sie den bezeichneten Prüfungsbericht tatsächlich zugänglich macht oder die offene Frage nachvollziehbar beantwortet. Ein Hinweis auf den Bestätigungsvermerk ersetzt die Einsicht in den Prüfungsbericht nicht automatisch. Ebenso ist eine Übermittlung des Jahresabschlusses keine vollständige Antwort, wenn der Prüfungsbericht ausdrücklich verlangt wurde.

Bei einer Teilantwort sollten die erhaltenen Dateien nach Geschäftsjahr, Dokumentart und Vollständigkeit erfasst werden. Fehlt der Bericht, ist zu klären, ob die Stiftung seine Übermittlung ablehnt, eine Einsicht anbietet oder das verlangte Jahr nicht zuordnet. Diese Unterscheidung ist für die weitere Kommunikation und einen möglichen Antrag an das Gericht wesentlich.

Auch die Reaktionsdauer muss anhand des tatsächlichen Umfangs beurteilt werden. § 30 Abs. 2 PSG nennt keine starre Tageszahl. Eine angemessene Frist kann von der Zahl der Jahre, der Aufbereitung der Unterlagen und der Reaktion auf Rückfragen abhängen. Eine kurze Restliste kann die offene Prüfung häufig schneller klären als ein völlig neues, erweitertes Begehren.

Kommt die Privatstiftung dem Verlangen in angemessener Frist nicht nach, kann der Begünstigte nach § 30 Abs. 2 PSG beim Gericht die Anordnung der Einsicht beantragen. Das Gericht kann die Einsicht gegebenenfalls durch einen Buchsachverständigen durchführen lassen. Für das Verfahren gelten §§ 385 bis 389 ZPO sinngemäß.

Der Antrag sollte den eigenen Status, den Zugang der Anfrage, den bezeichneten Prüfungsbericht, die Antwort der Stiftung und die noch offene Einsicht darstellen. Aus der Akte muss hervorgehen, ob der Bericht vollständig fehlt, ob nur einzelne Bestandteile zurückgehalten werden oder ob eine angebotene Einsicht praktisch nicht umgesetzt wurde.

Der Gerichtsantrag ist auf die Einsicht nach § 30 PSG zu richten. Wer darüber hinaus konkrete Unredlichkeiten oder grobe Verletzungen des Gesetzes oder der Stiftungserklärung behauptet, muss prüfen, ob die Voraussetzungen einer Sonderprüfung nach § 31 PSG vorliegen. Beide Wege können sachlich zusammenhängen, haben aber unterschiedliche gesetzliche Anknüpfungspunkte.

Der Status bleibt unbelegt: Eine Person verlangt den Prüfungsbericht, legt aber nicht dar, worauf ihre Begünstigtenstellung beruht. Die Stiftung und später das Gericht müssen dann zuerst die vorgelagerte Statusfrage klären.

Das Dokument bleibt unbestimmt: „Alle Prüfungsunterlagen“ kann verschiedene Dokumentarten und Jahre umfassen. Ein nach Geschäftsjahr bezeichneter Prüfungsbericht schafft einen klareren Ausgangspunkt.

Auskunft und Sonderprüfung werden vermengt: Die Einsicht in einen Bericht soll plötzlich sämtliche Vorgänge der Stiftung untersuchen. Dafür kann ein anderes gesetzliches Instrument mit eigenen Voraussetzungen maßgeblich sein.

Teilantworten werden nicht erfasst: Ohne Liste der erhaltenen und fehlenden Unterlagen bleibt offen, worüber noch gestritten wird.

Geheimhaltung bleibt pauschal: Eine allgemeine Vertraulichkeitsbehauptung ersetzt weder die Prüfung des konkreten Berichts noch eine nachvollziehbare Begründung für einzelne Einschränkungen.