Für die Prüfung braucht der Stiftungsvorstand eine geschlossene Dokumentenkette. Dazu gehören der ursprüngliche Erwerb oder unentgeltliche Erwerb, die Beteiligungsquote, der Nachweis der Eigentümerstellung während der letzten fünf Jahre und der Vertrag über die Veräußerung.
Für die neue Beteiligung sind Kaufvertrag, Anschaffungstag, genaue Quote, Zielgesellschaft und die Frage festzuhalten, ob bestehende Anteile erworben werden. Zusätzlich ist die direkte und indirekte Beteiligung von Privatstiftung, Stifter und Begünstigten an der Verkäufergesellschaft zu erheben.
Die Berechnung sollte Anschaffungskosten, Veräußerungserlös, stille Reserven, Übertragungsbetrag und gekürzte Anschaffungskosten getrennt zeigen. Die Evidenz muss mit der Buchhaltung und mit den Beschlüssen des Stiftungsvorstands übereinstimmen.
Soll die Stiftungserklärung angepasst werden, ist das ein eigener stiftungsrechtlicher Vorgang. Der Beitrag zum Änderungsvorbehalt in der Stiftungserklärung behandelt die Ausübung eines solchen Vorbehalts und ersetzt nicht die steuerliche Prüfung der Beteiligung.