Jahresabschluss der Privatstiftung: Aufstellung, Prüfung und Vorlagepflichten

Die Rechnungslegung setzt bei den Büchern der Privatstiftung an. Aus ihnen müssen die Geschäftsvorfälle, Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Erträge und Aufwendungen nachvollziehbar hervorgehen. Die über § 18 PSG einbezogenen UGB-Regeln bestimmen, welche Ansätze, Bewertungen, Gliederungen und ergänzenden Angaben im konkreten Fall erforderlich sind.

Zum Abschlussprozess gehören der Jahresabschluss und der Lagebericht. Je nach den anwendbaren UGB-Vorschriften sind auch ergänzende Bestandteile und Angaben vorzubereiten. Eine bloße Vermögensaufstellung für den Stiftungsvorstand ersetzt keine gesetzeskonforme Rechnungslegung.

Für die Akte sollten außerdem die maßgebliche Stiftungserklärung, Beschlüsse, Bewertungsunterlagen, Verträge, Darlehensunterlagen und Nachweise zu Zuwendungen bereitliegen. Nicht jede dieser Unterlagen wird Bestandteil des Jahresabschlusses. Sie kann aber nötig sein, damit der Abschluss und die Darstellung im Lagebericht geprüft werden können.

§ 18 PSG verlangt ausdrücklich, dass der Lagebericht auf die Erfüllung des Stiftungszwecks eingeht. Dafür genügt kein allgemeiner Satz, wonach die Stiftung ihren Zweck verfolgt. Der Bericht sollte die wesentlichen zweckbezogenen Tätigkeiten des Geschäftsjahres so beschreiben, dass ihre Verbindung zur Stiftungserklärung erkennbar ist.

Je nach Stiftung können dabei etwa die Verwaltung von Beteiligungen oder Liegenschaften, konkrete Förderungen, Zuwendungen, Darlehen oder andere zweckbezogene Maßnahmen relevant sein. Die Darstellung muss zu den Zahlen und den Beschlüssen passen. Widersprüche zwischen Lagebericht, Jahresabschluss und Organprotokollen erschweren die Prüfung.

Die Prüfung der Zweckerfüllung ist keine steuerliche Würdigung und ersetzt keine gesonderte Prüfung der Zulässigkeit einer einzelnen Zuwendung. Im Jahresabschlussprozess geht es darum, die Tätigkeit der Stiftung im Berichtsjahr vollständig und stimmig zu dokumentieren.

Der Stiftungsvorstand sollte zuerst den Abschlussstichtag, alle Buchungen und die offenen Geschäftsvorfälle klären. Dazu gehören insbesondere noch nicht abgerechnete Leistungen, Forderungen, Verbindlichkeiten, Bewertungen und Abgrenzungen. Die konkrete Bewertung richtet sich nach den anwendbaren Rechnungslegungsvorschriften und den tatsächlichen Unterlagen.

Danach sind Jahresabschluss und Lagebericht aufeinander abzustimmen. Jede wesentliche Zahl im Lagebericht sollte aus der Buchführung oder aus einer nachvollziehbaren Zusatzunterlage ableitbar sein. Zweckbezogene Vorgänge gehören zusätzlich in eine geordnete Übersicht, damit ihre Behandlung und ihre Beschlussgrundlage erkennbar bleiben.

Vor der Übergabe müssen fehlende Belege und offene Fragen gesammelt werden. Ein unvollständiger Datenraum kann zwar später ergänzt werden, ändert aber die Bedeutung des Vorlagezeitpunkts und führt zu Nachforderungen. Der Vorstand sollte deshalb eine vollständige Übergabeliste und eine Chronologie der Ergänzungen führen.

Nach § 21 Abs. 1 PSG hat der Stiftungsprüfer den Jahresabschluss einschließlich Buchführung und Lagebericht innerhalb von drei Monaten ab Vorlage zu prüfen. Die Frist knüpft damit an die Übergabe der Unterlagen an und nicht automatisch an das Ende des Geschäftsjahres.

Für den Vorstand ist deshalb entscheidend, was wann tatsächlich vorgelegt wurde. Werden zunächst nur einzelne Zahlen oder ein vorläufiger Entwurf übergeben, sollte der Vorgang nicht ohne weitere Dokumentation als vollständige Vorlage behandelt werden. Eine Übergabeliste mit Datum, Version und späteren Ergänzungen schafft Klarheit.

Die Dreimonatsfrist ist die gesetzliche Prüfungsfrist. Sie ersetzt keine interne Terminplanung für Buchführung, Aufstellung und Freigabe. Je später die vollständigen Unterlagen übergeben werden, desto später kann auch die Prüfung beginnen. Rückfragen und Nachforderungen sollten in der Akte beantwortet und zeitlich zugeordnet werden.

§ 21 Abs. 3 PSG sieht vor, dass der Prüfungsbericht den übrigen Organen der Privatstiftung vorzulegen ist. Der Bericht und der Bestätigungsvermerk sind daher nicht nur für die interne Ablage bestimmt. Die zuständigen Organe müssen die Feststellungen in ihrer jeweiligen Rolle einordnen.

Der Prüfungsbericht ist von der jährlichen Rechnungslegung zu unterscheiden. Er dokumentiert das Ergebnis der Prüfung, ersetzt aber weder die Bücher noch den Jahresabschluss oder den Lagebericht. Ebenso ist die Vorlage an die übrigen Organe von anderen möglichen Erklärungs- oder Einreichungspflichten getrennt zu prüfen.

Wenn der Stiftungsprüfer und ein anderes Stiftungsorgan über die Auslegung oder Anwendung gesetzlicher Vorschriften oder der Stiftungserklärung uneinig sind, sieht § 21 Abs. 4 PSG einen gerichtlichen Klärungsweg auf Antrag eines Stiftungsorgans vor. Eine bloße Unzufriedenheit mit einem kritischen Prüfungsergebnis ist davon zu unterscheiden.

Die Grundlagen zu Bestellung und Unabhängigkeit des Prüfers erklärt der Beitrag Stiftungsprüfer bestellen und Prüfung organisieren. Bei einem konkreten Fehlerverdacht ist die Haftung des Stiftungsprüfers eine eigene Prüfungsfrage.

Begünstigte haben nach § 30 PSG einen eigenen Informationsweg. Er umfasst unter den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft über die Erfüllung des Stiftungszwecks und Einsicht unter anderem in den Jahresabschluss, den Lagebericht und den Prüfungsbericht. Dieses Recht ist von der Vorlage des Prüfungsberichts an die übrigen Organe zu unterscheiden.

Für die Stiftung bedeutet das, dass Abschluss, Lagebericht und Prüfungsbericht geordnet auffindbar sein müssen. Eine Anfrage sollte anhand der aktuellen Begünstigtenstellung, des gewünschten Zeitraums und der konkret verlangten Unterlagen bearbeitet werden. Der Beitrag Auskunftsrechte von Begünstigten behandelt die Anforderungen und den weiteren Weg bei einer verweigerten Einsicht.

Der Informationsanspruch macht Begünstigte nicht zu einem weiteren Prüfungsorgan. Die gesetzliche Abschlussprüfung bleibt Aufgabe des Stiftungsprüfers. Für den Vorstand ist aber wichtig, dass die Rechnungslegungsakte auch unter diesem Blickwinkel vollständig, konsistent und zugänglich geführt wird.