Die Forderung muss der gelöschten Privatstiftung zugeordnet werden können. Dafür sind der Vertrag oder die sonstige Entstehungsgrundlage, Rechnungen, Leistungsnachweise, Kontoauszüge, Schriftverkehr und allfällige Sicherheiten zusammenzustellen. Auch der Zeitpunkt der Entdeckung und die bisherige Abwicklung gehören in die Akte.
Danach ist die Forderung inhaltlich zu prüfen. Offene Einwendungen, Gegenforderungen, Verjährungsfragen, Beweisprobleme und die Zahlungsfähigkeit des Schuldners können die Wahl zwischen Aufforderung, Verhandlung und gerichtlicher Durchsetzung beeinflussen. Eine allgemeine Aussage über Erfolg oder Einbringlichkeit lässt sich ohne diese Unterlagen nicht treffen.
Die Akte sollte außerdem festhalten, welche Kosten entstehen, wer die Entscheidung trifft und wie eingehende Zahlungen verbucht werden. Die Forderung darf nicht schon deshalb als frei verfügbares Geld behandelt werden, weil sie nach der Löschung entdeckt wurde.