Aufsichtsrat in der Privatstiftung: Pflicht, Besetzung und Aufgaben

§ 22 Abs. 1 Z 1 PSG erfasst den direkten Fall: Die Privatstiftung selbst beschäftigt im Durchschnitt mehr als 300 Arbeitnehmer. Genau 300 reichen nicht. Die gesetzliche Schwelle ist erst überschritten, wenn der maßgebliche Durchschnitt darüber liegt.

Die zweite Konstellation betrifft Unternehmensgruppen. Ein Aufsichtsrat ist auch zu bestellen, wenn die Privatstiftung inländische Kapitalgesellschaften oder Genossenschaften einheitlich leitet oder aufgrund einer unmittelbaren Beteiligung von mehr als 50 Prozent beherrscht, die Arbeitnehmer dieser Unternehmen im Durchschnitt insgesamt mehr als 300 betragen und die Tätigkeit der Stiftung nicht bloß in der Verwaltung der Unternehmensanteile besteht.

Damit entscheidet nicht allein die Beteiligungsquote. Bei der Alternative der einheitlichen Leitung sind die tatsächliche Leitungsstruktur und § 15 Abs. 1 AktG einzubeziehen. Bei unmittelbarer Beherrschung muss die Beteiligung mehr als 50 Prozent betragen. Zusätzlich ist zu prüfen, ob die Stiftung über reine Anteilsverwaltung hinaus tätig wird. Beteiligungsübersicht, Organigramm und Leitungsvereinbarungen gehören daher gemeinsam auf den Tisch.

Der Themenbereich Beirat und Aufsichtsorgane ordnet die verschiedenen Kontrollorgane ein. Eine gesetzliche Aufsichtsratspflicht löst konkrete Schritte für Bestellung, Besetzung und Zuständigkeiten aus.

Der Durchschnitt wird nach § 22 Abs. 2 PSG aus den Arbeitnehmerzahlen an den jeweiligen Monatsletzten des vorangegangenen Kalenderjahrs gebildet. Eine Momentaufnahme zum Bilanzstichtag genügt daher nicht. Bei der Unternehmensgruppenvariante müssen die einbezogenen Gesellschaften dem Stiftungsvorstand die nötigen Angaben rechtzeitig erteilen.

Der Stiftungsvorstand stellt den Durchschnitt jeweils zum 1. Jänner fest. Ergibt die Prüfung mehr als 300 Arbeitnehmer, muss er dies dem Gericht mitteilen. Die nächste Feststellung erfolgt dann grundsätzlich drei Jahre später. Veränderungen innerhalb dieses Zeitraums ändern die Notwendigkeit des Aufsichtsrats nicht.

Wird die Schwelle bei einer Feststellung nicht überschritten, ist die Prüfung zum 1. Jänner der folgenden Jahre zu wiederholen, bis eine Überschreitung festgestellt wird. Für eine belastbare Akte sollten Monatswerte, einbezogene Gesellschaften, Beteiligungsquoten, Leitungsgrundlagen, Berechnung und Vorstandsbeschluss gemeinsam dokumentiert werden.

Der Aufsichtsrat muss nach § 23 PSG aus mindestens drei natürlichen Personen bestehen. Mitglieder des Aufsichtsrats und ihre in § 15 Abs. 2 PSG erfassten Angehörigen dürfen nicht zugleich dem Stiftungsvorstand angehören oder Stiftungsprüfer sein. Organfunktionen und Angehörigenbeziehungen müssen daher vor der Bestellung erhoben werden.

Begünstigte, ihre Angehörigen und Personen, die mit der Wahrnehmung ihrer Interessen im Aufsichtsrat beauftragt sind, dürfen zusammen nicht die Mehrheit der Mitglieder stellen. Das Gesetz schließt ihre Mitwirkung nicht vollständig aus. Es verhindert aber eine von Begünstigteninteressen beherrschte Mehrheit im gesetzlichen Kontrollorgan.

Mitglied kann außerdem nicht sein, wer bereits in zehn Privatstiftungen einem Aufsichtsrat oder einem vergleichbaren Organ angehört. Eine Kandidatenprüfung sollte deshalb Identität, Organmandate, Begünstigtennähe, Angehörigenbeziehungen, berufliche Aufträge und allfällige Interessenvertretung schriftlich erfassen.

Grundsätzlich bestellt das Gericht den Aufsichtsrat. Nur den ersten Aufsichtsrat bei Errichtung der Privatstiftung bestellt der Stifter oder, wenn ein Stiftungskurator tätig ist, der Stiftungskurator. Bestellungsweg, Annahmeerklärungen und Unvereinbarkeitsprüfung sollten mit dem aktuellen Firmenbuchstand abgestimmt werden.

Ist die Privatstiftung nicht mehr aufsichtsratspflichtig, hat das Gericht den Aufsichtsrat abzuberufen. Ein einzelnes Mitglied kann sein Amt auch ohne wichtigen Grund zurücklegen. Dafür verlangt § 24 Abs. 3 PSG eine Frist von mindestens vier Wochen und eine schriftliche Anzeige sowohl an die Privatstiftung als auch an das Gericht.

Fehlen vorgeschriebene Organmitglieder, kann das Gericht nach § 27 PSG auf Antrag oder von Amts wegen bestellen. Bei grober Pflichtverletzung, Unfähigkeit zur ordnungsgemäßen Aufgabenerfüllung oder bestimmten Insolvenz- und Exekutionsfällen kommt eine gerichtliche Abberufung aus wichtigem Grund in Betracht.

Der Aufsichtsrat überwacht nach § 25 PSG die Geschäftsführung und die Gebarung der Privatstiftung. Über die Verweisung auf § 95 Abs. 2 und 3 AktG kann er Berichte verlangen sowie Bücher, Schriften und Vermögensgegenstände einsehen und prüfen. Die operative Geschäftsführung bleibt dennoch beim Stiftungsvorstand.

Für bestimmte Geschäfte verweist § 25 PSG auf § 95 Abs. 5 Z 1, 2, 4 bis 6 AktG. Dazu zählen insbesondere der Erwerb und die Veräußerung von Beteiligungen, Unternehmen und Betrieben, Liegenschaftsgeschäfte außerhalb des gewöhnlichen Geschäftsbetriebs sowie bestimmte Investitionen, Finanzierungen und Kreditgewährungen. Betragsgrenzen und Zustimmungsabläufe müssen so festgelegt sein, dass Geschäfte vor der Bindung der Stiftung vorgelegt werden.

Bei Rechtsgeschäften mit Vorstandsmitgliedern vertritt der Aufsichtsrat die Privatstiftung. Das unterscheidet diese Lage von einer Stiftung ohne Aufsichtsrat, bei der § 17 Abs. 5 PSG zusätzliche Genehmigungen verlangt. Der Beitrag zu Insichgeschäften mit dem Stiftungsvorstand erklärt diesen zweiten Genehmigungsweg.

Die Stiftungserklärung kann den gesetzlichen Zuständigkeitsbereich erweitern. Bei einem Aufsichtsrat, der wegen einheitlicher Leitung oder unmittelbarer Beherrschung von Unternehmen bestellt wurde, ist der gesetzliche Aufgabenbereich jedoch grundsätzlich auf diese Leitungs- oder Beherrschungsangelegenheiten beschränkt. Jede Kompetenzordnung muss daher Bestellungsgrund und Urkundentext zusammenführen.

§ 22 Abs. 4 PSG erklärt § 110 ArbVG sinngemäß wie bei einer GmbH für anwendbar. Die Arbeitnehmervertretung gehört deshalb bereits in die Besetzungsplanung. Ein Kontrollorgan darf nicht nur anhand familiärer oder wirtschaftlicher Wunschkandidaten zusammengestellt werden.

Soweit die Stiftungserklärung nichts anderes vorsieht, erhalten Aufsichtsratsmitglieder eine Vergütung, die mit ihren Aufgaben und der Lage der Privatstiftung im Einklang steht. Auf Antrag eines Stiftungsorgans oder Organmitglieds bestimmt das Gericht die Höhe. Aufgabenprofil, Sitzungsaufwand, Verantwortung und wirtschaftliche Lage sollten dafür nachvollziehbar dokumentiert sein.

Mitglieder von Stiftungsorganen haften der Privatstiftung nach § 29 PSG für Schäden aus schuldhaften Pflichtverletzungen. Berichtslücken, ungeprüfte Interessenkonflikte oder die Zustimmung ohne ausreichende Entscheidungsgrundlage sind deshalb keine bloßen Formalfehler. Die allgemeinen Maßstäbe erläutert der Beitrag zu den Sorgfaltspflichten von Stiftungsorganen.