Begünstigtenfeststellung in der Privatstiftung: Beschluss und Dokumentation

Nennt die maßgebliche Stiftungserklärung eine Person unmittelbar, entsteht die Begünstigtenstellung nicht erst durch einen späteren Vorstandsbeschluss. Für die Akte bleibt dennoch wichtig, welche Fassung gilt und ob die genannte Person die vorgesehenen Voraussetzungen erfüllt.

Beschreibt die Erklärung dagegen einen Kreis, etwa nach Verwandtschaft, Alter, Ausbildung oder einem bestimmten Zweck, kann die konkrete Zuordnung eine Feststellung nach den bestehenden Kriterien erfordern. Die Feststellungsstelle darf dabei keine neue Begünstigtenordnung schaffen.

Soll nicht nur eine Person eingeordnet, sondern der Kreis oder das Kriterium verändert werden, liegt keine bloße Feststellung vor. Dann ist der dafür vorgesehene Änderungsweg zu prüfen, insbesondere ein wirksam vorbehaltenes Änderungsrecht und gegebenenfalls § 33 PSG.

§ 5 PSG knüpft die Feststellung an die dafür berufene Stelle. Die Stiftungserklärung kann diese Aufgabe einer Person, einem Beirat oder einem anderen Organ übertragen. Fehlt eine solche Regelung, fällt die gesetzliche Aufgabe dem Stiftungsvorstand zu.

Eine familiäre Absprache, eine Empfehlung eines einzelnen Mitglieds oder eine Abstimmung unter möglichen Begünstigten ersetzt die zuständige Feststellungsstelle nicht. Vor der Sachprüfung gehören daher Berufungsgrundlage, Beschlussfähigkeit, Mitwirkung und allfällige Interessenkonflikte in die Akte.

Ist die Feststellungsstelle selbst betroffen, darf eine bloße Enthaltung die offene Zuständigkeitsfrage nicht verdecken. Die Urkundenordnung ist darauf zu prüfen, ob ein Ersatz, eine besondere Mehrheit oder eine andere Genehmigung vorgesehen ist.

Ein belastbarer Beschluss nennt die verwendete Fassung der Stiftungserklärung und die konkrete Bestimmung, aus der sich Kreis und Kriterien ergeben. Danach sind die entscheidungsrelevanten Tatsachen der betroffenen Person zuzuordnen. Pauschale Hinweise auf Familiennähe oder einen früheren Beschluss reichen dafür nicht.

Im Ergebnis sollte klar stehen, ob die Person nach der geprüften Ordnung als Begünstigte festgestellt wird, für welchen Kreis oder Zeitraum die Feststellung gilt und ob Bedingungen oder weitere Nachweise offenbleiben. Eine spätere Zuwendungsentscheidung darf nicht in diese Feststellung hineingelesen werden.

Die unterschriebene Entscheidung, die zugrunde gelegten Unterlagen und die Mitteilung an die betroffene Person gehören zusammen. Nach der Feststellung ist außerdem die gesetzlich vorgesehene elektronische Mitteilung an die zuständige Finanzbehörde zu veranlassen. Interne Register und spätere Zuwendungsakten müssen denselben Status ausweisen.

Der Status als Begünstigter beantwortet zunächst, wer unter die Begünstigtenordnung fällt. Ob eine konkrete Zahlung geschuldet ist, nach Ermessen beschlossen werden kann oder weiteren Voraussetzungen unterliegt, ergibt sich erst aus der Stiftungserklärung und dem jeweiligen Zuwendungsvorgang.

Eine unterbliebene Ausschüttung beseitigt den Status nicht automatisch. Umgekehrt darf eine beantragte Zahlung nicht allein mit dem Hinweis auf einen Feststellungsbeschluss freigegeben werden. Zweck, Zuständigkeit, Vermögenslage und die konkrete Leistungsgrundlage gehören in einen eigenen Beschluss.

Auch ein späteres Auskunftsbegehren nach § 30 PSG kann unterschiedliche Akten betreffen. Die Feststellungsakte sollte deshalb erkennen lassen, welche Urkunden und Tatsachen die Statusentscheidung getragen haben, ohne die Prüfung der Zuwendung vorwegzunehmen.