Stiftungszusatzurkunde geheim halten: Offenlegung im Verfahren und Beweiswert

Nach § 10 Abs. 1 PSG wird die Stiftungserklärung beurkundet. Sie kann aus Stiftungsurkunde und Stiftungszusatzurkunde bestehen. § 10 Abs. 2 PSG erlaubt in der Zusatzurkunde Regelungen, die über den Mindestinhalt des § 9 Abs. 1 PSG hinausgehen. Bestimmte Regelungen aus § 9 Abs. 2 Z 1 bis 8 PSG dürfen dort allerdings nicht aufgenommen werden.

Der Gesetzgeber trennt damit die Vorlage an das Firmenbuchgericht vom rechtlichen Bestand der Zusatzurkunde. Der Inhalt wird dem Gericht bei der Firmenbucheintragung nicht vorgelegt. Das Datum der Zusatzurkunde und das Datum einer Änderung werden nach § 13 Abs. 3 Z 3 PSG dennoch eingetragen. Aus dem Register lässt sich daher die Existenz einer Zusatzurkunde ableiten, nicht ihr gesamter Regelungsgehalt.

Vertraulichkeit bedeutet auch nicht, dass die Urkunde bei jedem Informationsverlangen zurückgehalten werden darf. § 30 PSG knüpft das Einsichtsrecht an die Stellung als Begünstigter und an die Erfüllung des Stiftungszwecks. Ob eine Person diese Stellung hat, welche Urkunde benötigt wird und ob eine konkrete gerichtliche Anordnung vorliegt, muss getrennt geprüft werden.

§ 30 Abs. 1 PSG nennt den Begünstigten als Anspruchsteller. Er kann von der Privatstiftung Auskünfte über die Erfüllung des Stiftungszwecks und die Einsicht in den Jahresabschluss, den Lagebericht, den Prüfungsbericht, die Bücher, die Stiftungsurkunde und die Stiftungszusatzurkunde verlangen. Das Gesetz spricht damit von Einsicht in die Urkunde. Es ordnet keine allgemeine Veröffentlichung für jede interessierte Person an.

Vor der Weitergabe muss deshalb die Stellung des Antragstellers geklärt werden. Bei einer ausdrücklich oder nur über eine Stelle bestimmten Begünstigung können Stiftungserklärung, Beschlüsse und die tatsächliche Feststellung der Begünstigten maßgeblich sein. Die Anfrage sollte den gewünschten Zeitraum, die betroffene Fassung und den konkreten Zweck der Einsicht benennen.

Die Privatstiftung sollte das Verlangen dokumentiert beantworten. Eine vollständige Antwort kann Einsicht ermöglichen, Unterlagen zu einem Termin bereitstellen oder erklären, welche Fassung vorliegt. Bei einem Streit über die Begünstigtenstellung oder den Umfang der Einsicht sollte die Sachverhaltsklärung vor der Herausgabe erfolgen.

Kommt die Privatstiftung dem Verlangen in angemessener Frist nicht nach, kann der Begünstigte nach § 30 Abs. 2 PSG einen Antrag an das Gericht stellen. Das Gericht kann die Einsicht anordnen und sie gegebenenfalls durch einen Buchsachverständigen ermöglichen. Für das Verfahren gelten die §§ 385 bis 389 ZPO sinngemäß.

Der Antrag sollte die eigene Stellung, das vorangegangene Verlangen, den Ablauf der gesetzten oder erwarteten Antwortfrist und die konkret begehrte Einsicht nachvollziehbar darstellen. Eine pauschale Bitte um sämtliche Unterlagen erschwert die Prüfung. Präziser ist die Bezeichnung der Zusatzurkunde, der maßgeblichen Fassung und der Regelung, die für den Streit benötigt wird.

Das Gericht entscheidet auf Grundlage des konkreten Verfahrens. Aus dem Verweis auf die ZPO folgt keine automatische vollständige Veröffentlichung der Urkunde. Umfang, Form und praktische Durchführung der Einsicht richten sich nach dem gerichtlichen Auftrag. Werden sensible Teile für die konkrete Frage nicht benötigt, sollte die Einsicht auf den erforderlichen Umfang beschränkt werden.

Eine wirksam errichtete Zusatzurkunde kann belegen, welche Regelung Teil der Stiftungserklärung war. Für ihren Beweiswert zählen daher die Urkundeneigenschaft, die richtige Fassung, die Errichtungs- oder Änderungsform und die Zuordnung zur konkreten Privatstiftung. Das Datum im Firmenbuch bestätigt dabei einen Registertatbestand. Es ersetzt nicht die Prüfung des Urkundentextes.

Im Streit müssen mehrere Ebenen auseinandergehalten werden: Die Urkunde kann den Wortlaut einer Regelung beweisen. Ihre rechtliche Wirksamkeit hängt zusätzlich von den gesetzlichen Vorgaben, der vorgesehenen Errichtung und einer wirksamen Änderung ab. Die Bedeutung der Regelung für die konkrete Maßnahme ergibt sich erst aus der Auslegung im Zusammenhang mit der übrigen Stiftungserklärung.

Ein Scan ohne erkennbare Herkunft, eine alte Arbeitsfassung oder eine isolierte Textstelle kann deshalb nur ein Hinweis sein. Für eine belastbare Einordnung sollten Original oder beglaubigte Fassung, Änderungsnachweise, Registerauszug und der Entstehungskontext zusammengeführt werden. Der Beweiswert wächst durch eine nachvollziehbare Dokumentenkette, nicht durch die bloße Vertraulichkeit der Urkunde.

Für die Prüfung sollten die vollständige Zusatzurkunde, die Stiftungsurkunde, alle dazugehörigen Änderungsurkunden und der aktuelle Firmenbuchauszug zusammengestellt werden. Bei mehreren Versionen gehören auch frühere Auszüge und Anmeldungen in die Dokumentenkette. So lässt sich nachvollziehen, welche Fassung zu welchem Zeitpunkt verwendet wurde.

Zusätzlich können die Begünstigtenfeststellung, einschlägige Organbeschlüsse, Zustellnachweise, bereits beantwortete Einsichtsverlangen und die konkrete Streitmaßnahme wichtig sein. Diese Unterlagen belegen jeweils einen anderen Punkt. Ein Beschluss beweist etwa die Entscheidung eines Organs, ersetzt aber nicht die Urkunde, aus der seine Zuständigkeit abgeleitet wird.

Bei einer behaupteten Abweichung sollten die betroffenen Textstellen wörtlich gegenübergestellt und die Herkunft jeder Fassung vermerkt werden. Entwürfe sind als Entwürfe zu kennzeichnen. Dadurch bleibt erkennbar, ob über den Inhalt, die Wirksamkeit, die Auslegung oder allein über den Zugang zu einem Dokument gestritten wird.